ѕодать - налог, взимавшийс€ с кресть€н и мещан в царской –оссии. ќжегов —.».
—ервисы
√лавна€
Ќовости
Cтатьи
«аконодательство
—удебна€ практика
ƒокументы
Ќалоговые истории
¬опрос/ќтвет
 аталог сайтов
ѕрограммы
 алькул€тор налогов
 алендарь бухгалтера
Ѕланки документов
Ѕлоги
‘орум

 ак быть, если работник ушел в отпуск и не отчиталс€ за подотчетные деньги

¬ерси€ дл€ печати ќтправить на e-mail
09.11.2011

Ќе правда ли, знакома€ ситуаци€ — организаци€ выдала сотруднику деньги под отчет, например, на приобретение канцтоваров, часть денег он израсходовал, отчиталс€ за них, а остаток в кассу не вернул и на мес€ц ушел в отпуск? Ћибо вообще, собира€сь на отдых, забыл сдать авансовый отчет.  ак в таких случа€х поступить организации?

–аботник, получивший наличные деньги под отчет, об€зан отчитатьс€ об их расходовании в течение трех рабочих дней после истечени€ срока, на который выдавались деньги . »сключением €вл€ютс€ средства, выданные на служебные командировки. ѕо ним работник об€зан отчитатьс€ в течение трех рабочих дней со дн€ возвращени€ из командировки .

¬ эти же сроки необходимо произвести окончательный расчет по подотчетным суммам. “о есть либо работник должен вернуть в кассу остаток неиспользованного аванса, либо организаци€ об€зана выдать ему сумму перерасхода. “акие правила предусмотрены в пункте 11 ѕор€дка ведени€ кассовых операций в –‘, утвержденного решением —овета директоров Ѕанка –оссии от 22.09.93 є 40 (далее — ѕор€док ).

—рок, на который выдаютс€ подотчетные деньги, кажда€ компани€ устанавливает самосто€тельно
ѕредельный срок, на который можно выдавать деньги под отчет, законодательно не ограничен. ќрганизаци€ вправе самосто€тельно установить его в приказе или ином локальном нормативном акте. ¬сех подотчетников необходимо под роспись ознакомить с содержанием данного документа. „аще всего дл€ отчета дают один мес€ц, но возможен выбор и большего срока.

≈сли организаци€ не оговорит в приказе срок, на который выдаютс€ подотчетные средства, налоговики могут посчитать, что все расчеты по ним должны производитьс€ в пределах одного рабочего дн€. “ак, если утром или днем работник получил деньги под отчет, то в течение этого же дн€ он об€зан представить авансовый отчет и вернуть неиспользованный остаток. јналогичные выводы сделаны в письме ‘Ќ— –оссии от 24.01.05 є 04-1-02/704 .

ѕ–»ћ≈– 1

ёрист ќќќ « омпани€» ќ.ј. Ќикитина 12 августа 2011 года получила в кассе организации 1000 руб. под отчет на оплату услуг нотариуса. ¬ компании установлено, что деньги выдаютс€ под отчет на срок не более одного мес€ца.

—рок, исчисл€емый мес€цами, истекает в соответствующее число последнего мес€ца срока ( п. 3 ст. 192 √  –‘ ). «начит, срок, на который юристу выданы подотчетные деньги, истечет 12 сент€бр€ 2011 года. ¬ течение трех рабочих дней, то есть не позднее 15 сент€бр€ 2011 года, ќ.ј. Ќикитина об€зана будет представить в бухгалтерию авансовый отчет.


—итуаци€ перва€ — работник не отчиталс€ в установленный срок
»так, работник до отпуска не отчиталс€ за подотчетные деньги.   тому моменту, когда он вернетс€, предельный срок, установленный дл€ отчета, истечет. Ќо, несмотр€ на это, право собственности на полученную под отчет сумму к сотруднику не переходит. —ледовательно, эта сумма не €вл€етс€ его доходом и с нее не нужно удерживать Ќƒ‘Ћ (ст. 41 и 210 Ќ  –‘).

–азъ€снений ћинфина –оссии или ‘Ќ— –оссии по данному вопросу найти не удалось. ќднако часто налоговые инспекторы на местах склон€ютс€ к тому, что организаци€ должна удержать Ќƒ‘Ћ с суммы аванса, за которую работник не отчиталс€ в срок. ѕоэтому они могут доначислить Ќƒ‘Ћ, если авансовый отчет был составлен позже установленного срока.

ќднако арбитражные суды с этим обычно не сог-лашаютс€. ќни указывают, что подотчетные средства не €вл€ютс€ доходом работника, так как по-прежнему принадлежат организации, выдаютс€ подотчетнику на конкретные цели и в его собственность не переход€т (постановлени€ ‘ј— ћосковского округа от 16.06.10 є  ј-ј40/5879-10-3 и от 11.11.09 є  ј-ј41/11723-09 ).

 ак только сотрудник выйдет на работу после отпуска, нужно потребовать, чтобы он составил авансовый отчет. ƒеньги, которые не были израсходованы, подотчетник об€зан вернуть в кассу.

Ќапомним, что до тех пор, пока работник не отчитаетс€ по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельз€ выдавать новые суммы под отчет. ƒанный запрет установлен в пункте 11 ѕор€дка. ќ том, что можно сделать, чтобы не нарушались сроки сдачи отчетов, читайте во врезке ниже, а о страховых взносах в фонды — на с. 58.

≈сли работник не возвращает деньги добровольно, компани€ может взыскать их в принудительном пор€дке. ƒл€ этого есть два пути.

”держиваем долг из зарплаты. ≈сли сотрудник отказываетс€ возвращать в кассу неизрасходованную подотчетную сумму, работодатель вправе удержать ее из заработной платы ( ст. 137 “  –‘ ). Ќо здесь есть несколько важных ограничений.

”держать можно лишь сумму, котора€ не превышает средний мес€чный заработок сотрудника. Ёто следует из положений части 1 статьи 248 “  –‘. ѕричем приказ об удержании из зарплаты подотчетной суммы необходимо издать не позднее одного мес€ца со дн€, когда истек срок, установленный дл€ отчета и возврата неиспользованного аванса.

 роме того, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% ( ст. 138 “  –‘ ).

ѕ–»ћ≈– 2

¬оспользуемс€ условием примера 1. ѕредположим, ќ.ј. Ќикитина в срок до 15 сент€бр€ 2011 года так и не представит в бухгалтерию авансовый отчет по сумме в 1000 руб., которую она получила в августе под отчет.

„тобы удержать сумму долга из зарплаты ќ.ј. Ќикитиной, генеральный директор ќќќ « омпани€» должен издать приказ об этом не позднее одного мес€ца со дн€, когда истечет срок дл€ сдачи авансового отчета. «начит, такой приказ должен быть издан не позднее 15 окт€бр€ 2011 года. ќднако 15 окт€бр€ — это суббота, то есть выходной день. ≈сли последний день срока приходитс€ на нерабочий день, то днем окончани€ срока считаетс€ ближайший следующий за ним рабочий день ( ст. 193 √  –‘ ).

“аким образом, приказ об удержании подотчетной суммы (1000 руб.) из зарплаты ќ.ј. Ќикитиной генеральный директор компании об€зан издать не позднее 17 окт€бр€ 2011 года.


–аботник может сам обратитьс€ к работодателю с за€влением об удержании из зарплаты долга по подотчетным средствам. ¬ этом случае размер задолженности не важен. »ными словами, сумма долга, удерживаемого из зарплаты, может превышать средний мес€чный заработок сотрудника. » положени€ статьи 248 “  –‘ при таких обсто€тельствах не будут нарушены.  роме того, работник вправе просить об отсрочке или рассрочке платежа.

¬зыскиваем долг через суд. ≈сли сумма задолженности по подотчетным средствам превышает средний мес€чный заработок работника, взыскать ее можно только через суд. ќснование — часть 2 статьи 248 “  –‘.

¬ судебном пор€дке невозвращенна€ подотчетна€ сумма взыскиваетс€ и в том случае, если организаци€ пропустила срок, отведенный дл€ издани€ приказа о ее удержании из зарплаты (один мес€ц), а сотрудник не намерен возвращать подотчетные деньги добровольно ( ч. 2 ст. 248 “  –‘ ).

ќбратитьс€ в суд с иском о взыскании долга с работника можно в течение одного года со дн€, когда этот работник об€зан был отчитатьс€ за полученные деньги ( ч. 2 ст. 392 “  –‘ ).

ѕ–»ћ≈– 3

»зменим условие предыдущего примера. ƒопустим, задолженность ќ.ј. Ќикитиной по подотчетным средствам составл€ет 18 000 руб., а ее средний заработок — 15 200 руб. в мес€ц. ƒобровольно возмещать сумму долга она отказалась.

ѕоскольку сумма задолженности превышает средний мес€чный заработок, взыскать ее можно только через суд. ѕодать исковое за€вление в суд организаци€ может в течение одного года со дн€, когда ќ.ј. Ќикитина об€зана была сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Ќапомним, что сделать это она должна была не позднее 15 сент€бр€ 2011 года.

«начит, не позднее 15 сент€бр€ 2012 года ќќќ « омпани€» вправе обратитьс€ в суд с иском о взыскании с ќ.ј. Ќикитиной 18 000 руб.


—итуаци€ втора€ — до ухода в отпуск работник отчиталс€, но не вернул остаток неиспользованного аванса
¬ данной ситуации пор€док действий тот же — в день выхода сотрудника на работу после отпуска нужно попросить его возвратить в кассу неиспользованную сумму. ¬ случае отказа необходимо удержать ее из зар- платы или взыскать через суд с учетом ограничений, предусмотренных в стать€х 138 и 248 “  –‘. ƒо возврата денег работнику нельз€ выдавать новые денежные суммы под отчет ( п. 11 ѕор€дка ).

ѕодотчетные средства, своевременно не возвращенные работником, не включаютс€ в его доход и не облагаютс€ Ќƒ‘Ћ . “акого же мнени€ придерживаютс€ арбитражные суды ( постановление ‘ј— —еверо- авказского округа от 14.09.09 є ј32-27520/2008-19/520 ).

—итуаци€ треть€ — сразу по окончании отпуска работник уволилс€, не погасив долг по подотчетным средствам
ƒопустим, при увольнении сотруднику напомнили про имеющуюс€ у него задолженность, но он отказалс€ ее погашать. ¬се расчеты с увольн€ющимс€ работником уже произведены, поэтому организаци€ не смогла удержать сумму долга из его зарплаты. ¬ подобной ситуации взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель если и сможет, то только через суд.

≈сли сумма долга небольша€, организации, понима€ сложность, затратность, а порой и бесперспективность судебных т€жб, обычно отказываютс€ от взыскани€. »ными словами, они прощают работнику долг . “акой вариант освобождени€ должника от лежащих на нем об€зательств предусмотрен статьей 415 √  –‘.

√ражданский кодекс не содержит специальных тре- бований к форме прощени€ долга. ќбычно решение о прощении долга работнику оформл€етс€ приказом или распор€жением генерального директора организа- ции. ѕри этом самого должника следует уведомить о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.

Ќалог на прибыль. ќрганизаци€, котора€ списала со своего бывшего работника долг по подотчетным средствам, не может включить прощенную сумму во внереализационные расходы. ¬едь подобные затраты не €вл€ютс€ экономически оправданными, то есть не соответствуют требовани€м пункта 1 статьи 252 Ќ  –‘. “акие же разъ€снени€ приведены в письмах ћинфина –оссии от 18.03.11 є 03-03-06/1/147 и от 21.08.09 є 03-03-06/1/541 .

Ќƒ‘Ћ. —умма задолженности бывшего работника по подотчетным средствам, от взыскани€ которой компани€ отказалась, признаетс€ его доходом, облагаемым Ќƒ‘Ћ (ст. 41 и 210 Ќ  –‘). ƒело в том, что эта сумма осталась у работника, то есть перешла в его собственность. ”казанный доход возникает на дату прощени€ долга. јналогичного мнени€ придерживаетс€ ћинфин –оссии ( письмо от 24.09.09 є 03-03-06/1/610 ).

— суммы прощенного долга необходимо удержать Ќƒ‘Ћ и перечислить его в бюджет. ¬едь организаци€, простивша€ долг, €вл€етс€ налоговым агентом ( п. 1 ст. 226 Ќ  –‘ ).

ƒопустим, у работодател€ уже нет возможности удержать Ќƒ‘Ћ, поскольку он полностью рассчиталс€ с уволившимс€ сотрудником и именно сотрудник осталс€ ему должен. ¬ таком случае организаци€ об€зана письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать Ќƒ‘Ћ и о сумме налога ( п. 5 ст. 226 Ќ  –‘ ). Ёто нужно сделать не позднее 31 €нвар€ года, следующего за годом, в котором бывший сотрудник об€зан был отчитатьс€ за подотчетные средства и вернуть остаток неиспользованного аванса.

—ообщение о невозможности удержать Ќƒ‘Ћ и сум- ме налога составл€етс€ по форме 2-Ќƒ‘Ћ (утв. приказом ‘Ќ— –оссии от 17.11.10 є ћћ¬-7-3/611@ ). Ёто указано в пункте 2 названного приказа ‘Ќ— –оссии.

 роме того, о сумме неудержанного Ќƒ‘Ћ нужно письменно проинформировать и самого бывшего работника ( п. 5 ст. 226 Ќ  –‘ ). —рок тот же — не позд-нее 31 €нвар€ года, следующего за годом, в котором он об€зан был сдать в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть неизрасходованную сумму в кассу.

ѕ–»ћ≈– 4

¬ июле 2011 года водитель ќќќ « омпани€» —. . ¬оробьев (€вл€етс€ налоговым резидентом –‘) получил под отчет 3000 руб. на приобретение запчастей дл€ служебного автомобил€. ¬ том же мес€це он сдал в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы на сумму 2600 руб. ќднако остаток аванса в кассу не вернул, в августе получил отпускные и использовал отпуск, а затем сразу же уволилс€. ќкончательный расчет по зарплате с работником уже произведен, поэтому организаци€ не смогла удержать сумму долга из его заработка.

«адолженность —. . ¬оробьева по подотчетным суммам составила 400 руб. (3000 – 2600). ѕрин€в во внимание незначительный размер долга, генеральный директор организации решил не взыскивать его с бывшего работника.

«начит, не позднее 31 €нвар€ 2012 года компани€ об€зана будет направить в налоговую инспекцию по месту своего учета справку по форме 2-Ќƒ‘Ћ на —. . ¬оробьева. ¬ справке в поле «ѕризнак» (это поле находитс€ справа от заголовка документа) она укажет код признака 2. Ёто означает, что справка подаетс€ в св€зи с тем, что организаци€ не смогла удержать Ќƒ‘Ћ из дохода работника, то есть что она сдаетс€ в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Ќ  –‘.  роме того, компани€ отразит в справке:

— сумму полученного дохода — 400 руб.;

— исчисленную сумму налога на доходы физических лиц — 52 руб. (400 руб. × 13%);

— сумму Ќƒ‘Ћ, не удержанную налоговым агентом, — 52 руб.

“акую же справку и в тот же срок организаци€ должна будет отправить —. . ¬оробьеву по месту его регистрации •


 ак боротьс€ с несвоевременной сдачей авансовых отчетов


 стати

ѕрежде всего необходимо регул€рно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам. ¬ случае вы€влени€ просроченной задолженности требовать незамедлительно, то есть в тот же день, сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы.

¬ небольших компани€х можно также установить, что при начислении подотчетному лицу отпускных бухгалтери€ должна проверить состо€ние расчетов с данным работником по подотчетным суммам. ≈сли за работником числитс€ задолженность, нужно попросить представить авансовый отчет и рассчитатьс€ до ухода в отпуск.

ƒопустим, в отпускной сезон в компании действительно нарушаютс€ сроки сдачи авансовых отчетов. ¬ этом случае можно установить более продолжительный срок, на который в организации выдаютс€ подотчетные средства. Ќапример, в приказе можно указать, что начина€ с определенной даты деньги выдаютс€ работникам под отчет на два мес€ца. ”читыва€, что в большинстве компаний продолжительность отпуска составл€ет 28 календарных дней, двухмес€чный срок не будет нарушен, даже если работник отчитаетс€ лишь по возвращении из отпуска

ќбратите внимание


Ќа подотчетные суммы, не возвращенные в срок, не нужно начисл€ть страховые взносы


ќбратите внимание

Ќа сумму, выданную работнику под отчет и не возвращенную им в установленный срок, страховые взносы во внебюджетные фонды не начисл€ютс€. Ёто по€снила ≈катерина јлександровна Ѕреева, зам. начальника отдела правового обеспечени€ ћосковского регионального отделени€ ‘—— –оссии.

ƒело в том, что страховыми взносами в ѕ‘–, ‘ќћ— и ‘—— –оссии облагаютс€ выплаты и иные вознаграждени€, которые начислены в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. Ёто указано в части 1 статьи 7 ‘едерального закона от 24.07.09 є 212-‘«.

ƒеньги, выданные под отчет, не €вл€ютс€ выплатой, начисленной в пользу работника. Ёти средства принадлежат организации и в собственность работника не переход€т. Ќеизрасходованную сумму подотчетник об€зан вернуть в кассу организации. ¬ противном случае работодатель вправе взыскать с него невозвращенные денежные средства в пор€дке, установленном “рудовым кодексом , либо через суд

¬айтман ≈. ¬. 

»сточник: –Ќ 

 
«аполнить 3-Ќƒ‘Ћ онлайн
”добный сервис по заполнению налоговых деклараций

„итать также: